Assistanat et fonctions support
Entretien vidéo pour recruter des assistants et assistantes
Un poste d'assistanat attire beaucoup de candidatures aux CV très proches. Ce qui fait la différence se voit mal sur papier : la manière de prioriser, de rendre compte, de s'exprimer avec clarté et discrétion. Quelques questions bien choisies le révèlent dès la présélection.
Postes : Assistants administratifs, Assistants commerciaux, Assistants de direction, Assistants RH, Secrétaires.
Ce qu'une réponse filmée vous apprend
- La clarté d'expression et le ton, proches de ceux que vos interlocuteurs entendront au téléphone.
- La méthode : comment la personne priorise et suit plusieurs demandes à la fois.
- La rigueur et la discrétion, à travers des situations concrètes.
- L'aisance avec les outils, racontée par l'usage plutôt que par une liste de logiciels.
La vidéo ne mesure pas la qualité de l'écrit : pour un poste très rédactionnel, prévoyez un court exercice écrit avec les candidats retenus.
Des questions prêtes à copier
Choisissez-en de 3 à 20 pour votre campagne. Le candidat y répond dans une seule vidéo de 10 minutes au plus : pour un premier tri, 4 à 6 questions suffisent souvent.
- Présentez-vous et expliquez ce que vous aimez dans les fonctions d'assistanat.
- Trois demandes urgentes arrivent en même temps, de trois personnes différentes. Comment décidez-vous de l'ordre ?
- Décrivez une journée type à votre dernier poste.
- Racontez une erreur que vous avez repérée avant qu'elle ne pose problème. Comment l'avez-vous traitée ?
- Quels outils utilisez-vous au quotidien, et pour quoi faire exactement ?
- Comment gérez-vous une information confidentielle qu'un collègue vous demande ?
- Un interlocuteur est mécontent au téléphone et la personne qu'il veut joindre est absente. Que lui dites-vous ?
- Comment rendez-vous compte de votre travail à la personne que vous assistez ?
Conseils
- Les questions de situation (urgences simultanées, appel difficile) départagent mieux que les questions sur les qualités.
- Annoncez dans la description du poste ce que vous attendez des réponses : les candidats s'y préparent mieux.
- Comparez les réponses à la même question l'une après l'autre : le Kanban vous aide à garder le fil.
À éviter
Une question sans rapport avec le poste peut être discriminatoire (article L1132-1 du code du travail).
- Ne demandez pas si la personne a ou prévoit des enfants, ni sa situation familiale, même pour parler des horaires : posez la question des horaires.
- Ne demandez pas l'âge ni l'année du diplôme pour estimer l'âge.